DMS systémy jsou nástroji pro správu a oběh dokumentů. V čem tkví jejich nejdůležitější výhody?
K čemu slouží DMS systémy
DMS neboli document management systém je počítačový systém, který je navržen k vytváření, ukládání a organizaci digitálních dokumentů všech typů. Ty jsou shromážděny v jednotném úložišti, což vede k vyšší přehlednosti.
V praxi může toto řešení sloužit jednak k prostému archivování dokumentů, ale i k uložení dokumentů nových. U nich je možné nadále sledovat jejich životní cyklus, tedy samotné sepsání, ale i revize či aktualizace.
Nezanedbatelným benefitem je rovněž evidence souvisejících dokumentů. Systém dále umožňuje jednoduché vyhledávání či sdílení souborů a upravuje možnost přidělování přístupových práv v různé úrovni.
To se týká nejen podkladů, které již vznikly v digitální podobě. Ty, které se nacházejí ještě v původní fyzické formě, dokáže DMS systém digitalizovat pro opět přehlednější další zpracování.
Jaké výhody má DMS systém
Jednotlivé dokumenty vnímají jakožto atomické prvky. DMS však, pozor, primárně nejsou určeny pro správu obsahu dokumentů. Celý systém bychom tak mohli připodobnit k virtuální obdobě někdejších „papírových“ kartoték. Digitalizovaná obdoba vyžaduje mnohem nižší časové i finanční investice pro správu celé databáze.
Tyto podnikové systémy zrychlují informační toky a sníží potřebu množství kvalitní pracovní síly. Vyšší míra automatizace a nižší závislost na konkrétním pracovníkovi současně sníží riziko chyb lidského faktoru.
DMS jakožto součást ERP
Firmy současně v mnoha případech budou stát před otázkou, zda si pořídit samostatný DMS systém, případně jej pojmout jakožto součást ERP neboli podnikového informačního systému. Moderní systémy ERP dnes již standardně DMS modul obsahují.
ERP lze jednoznačně považovat za svého druhu pokročilejší řešení, které může krom tradiční agendy, jako jsou finance, nákup a prodej zastoupit právě i správu dokumentů.
Podobnou možnost nabízí i ERP systém Money. Tento informační ERP systém je určen pro komplexní automatizaci a optimalizaci veškerých podnikových procesů. Money ERP reprezentuje praktické řešení pro každodenní činnost firmy.